Wanneer je inkomsten ontvangt uit het buitenland, zoals dividend, rente of royalty’s, krijg je vrijwel altijd te maken met bronbelasting in het land van herkomst. Vaak betaal je daardoor te veel, omdat Nederland en dat land een belastingverdrag hebben dat een lager tarief voorschrijft of vrijstelling mogelijk maakt. Om aanspraak te maken op die voordelen is een woonplaatsverklaring noodzakelijk. Met dit officiële document van de Belastingdienst bewijs je dat je in Nederland belastingplichtig bent en voorkom je dat je dubbel belasting betaalt.
Wat is een woonplaatsverklaring?
Een woonplaatsverklaring is een verklaring van de Nederlandse Belastingdienst waarin staat dat een persoon of onderneming in Nederland fiscaal inwoner is. Buitenlandse belastingautoriteiten, banken en brokers gebruiken deze verklaring om vast te stellen of een belastingverdrag van toepassing is. Zonder deze verklaring krijg je vaak te maken met een hogere inhouding van bronbelasting, terwijl je met de verklaring recht hebt op een verlaagd tarief of volledige vrijstelling.
Wanneer heb je een woonplaatsverklaring nodig?
Zodra je in het buitenland inkomsten ontvangt waarop bronbelasting wordt ingehouden, kan de instantie die uitbetaalt vragen om een woonplaatsverklaring. Dit speelt bijvoorbeeld bij dividenduitkeringen van buitenlandse aandelen, bij rente op internationale beleggingen en bij royaltybetalingen binnen concernstructuren. De verklaring is nodig om een vrijstelling direct toe te passen of om later teveel betaalde belasting terug te vragen.
Hoe vraag je de verklaring aan?
De woonplaatsverklaring wordt afgegeven door de Belastingdienst, afdeling Centrale Invoer in Heerlen. De aanvraag verloopt via e-mail, waarna de Belastingdienst de verklaring per post naar je toestuurt. Het stappenplan ziet er als volgt uit:
- Stuur een e-mail naar woonplaatsverklaring@belastingdienst.nl.
- Vermeld je naam en adres, je burgerservicenummer (BSN) of het RSIN van je onderneming, het verdragsland waarvoor je de verklaring nodig hebt en de belastingjaren (maximaal zeven jaar).
- Houd rekening met een maximale doorlooptijd van acht weken. Aanvragen voor een nieuw kalenderjaar worden pas vanaf 1 oktober behandeld.
- De verklaring wordt standaard tweetalig verstrekt (Nederlands en Engels).
- Voeg je buitenlandse formulieren toe? Print deze dubbelzijdig, onderteken en stuur ze per post naar het adres van de Belastingdienst in Heerlen.
- Let erop dat aanvragen met een btw-nummer worden afgewezen.
Verschil tussen particulieren en ondernemingen
Voor particulieren – zoals beleggers of expats – is de woonplaatsverklaring vaak nodig bij buitenlandse banken of brokers. Daarmee wordt voorkomen dat zij te veel dividendbelasting betalen of een teruggaaf mislopen.
Voor ondernemingen ligt de situatie complexer. Naast de gewone woonplaatsverklaring zijn er verschillende aanvullende verklaringen die de Belastingdienst afgeeft, waaronder de verklaring Moeder-Dochterrichtlijn, de verklaring Interest- en Royaltyrichtlijn, de verklaring Vaste Inrichting en de inwonersverklaring voor lichamen. Deze zijn noodzakelijk voor internationale concernstructuren of specifieke verdragsvoordelen en moeten zorgvuldig en volledig worden aangevraagd.
Legalisatie en apostille
Hoewel de woonplaatsverklaring standaard in het Nederlands en Engels wordt verstrekt, eisen sommige landen een extra bevestiging van de echtheid. Dit gebeurt door middel van legalisatie en vaak ook een apostille. Eerst bevestigt de Belastingdienst de handtekening van de ambtenaar die de verklaring heeft ondertekend, waarna de rechtbank het document voorziet van een apostille. Binnen de Europese Unie is dit doorgaans niet nodig, maar buiten de EU kan het verplicht zijn.
Veelgemaakte fouten bij aanvragen
Een woonplaatsverklaring lijkt eenvoudig, maar in de praktijk gaan er regelmatig dingen mis. Veelvoorkomende fouten zijn het gebruiken van een btw-nummer in plaats van een BSN of RSIN, het aanvragen van meer dan zeven jaren in één keer, of het indienen van een verzoek zonder machtiging als een derde namens je optreedt. Ook komt het vaak voor dat buitenlandse formulieren per e-mail worden ingestuurd, terwijl deze altijd per post moeten worden verzonden. Dergelijke fouten leiden direct tot vertraging of zelfs afwijzing.
Doorlooptijd en planning
De Belastingdienst hanteert een maximale doorlooptijd van acht weken. Houd er rekening mee dat aanvragen die betrekking hebben op een nieuw kalenderjaar pas vanaf 1 oktober in behandeling worden genomen. Omdat sommige landen ook nog een legalisatie of apostille eisen, is het verstandig om ruim op tijd te beginnen met het verzamelen van documenten en het indienen van het verzoek.
Hoe we jou bij JuridConsult kunnen helpen
Het aanvragen van een woonplaatsverklaring voor dividend- en bronbelasting lijkt op papier eenvoudig, maar in de praktijk is het vaak een complex proces. Elk land stelt eigen eisen aan formulieren, termijnen en bewijsstukken. JuridConsult zorgt ervoor dat jouw aanvraag in één keer volledig en correct wordt ingediend. Wij controleren of alle gegevens aanwezig zijn, ondersteunen bij de juiste keuze van verklaringen voor ondernemingen en begeleiden het proces van legalisatie en apostille waar dat nodig is. Zo voorkom je afwijzingen en onnodige vertragingen, en weet je zeker dat je internationale belastingzaken soepel worden afgehandeld.
Wil je voorkomen dat je dubbel belasting betaalt of een teruggaaf misloopt? JuridConsult helpt je direct verder met het aanvragen van een woonplaatsverklaring voor dividend en bronbelasting. Neem contact met ons op voor een gratis dossiercheck of start vandaag nog met het indienen van je aanvraag via onze beveiligde omgeving.
